40802810929190000685

Тайм менеджмент. Как научиться ?

тайм менеджмент

О тайм-менеджменте написано довольно много книг, но чтобы прочитать их все уйдет гораздо больше времени, чем потом получится этого времени сэкономить.

Поэтому в данной главе будет представлены наиболее действенные, а главное применимые на практике методы повышения эффективности использования собственного времени в работе и в бизнесе.

Тайм-менеджмент — это умение максимально эффективно использовать свое время. То есть успевать решать задачи и добиваться результата в кратчайшие сроки. Тайм-менеджмент можно условно поделить на: 1. Грамотное планирование и 2. Правильная реализация. Первое позволяет действовать согласно заранее разработанному плану, и тем самым сокращать простой в работе, второе помогает быстрее завершить начатое и успевать больше, чем другие.

В мире все относительно, поэтому если вы применяете методы тайм-менеджмента в работе, ваша эффективность как исполнителя должна значительно возрасти, иначе вы что-то не так поняли в тайм-менеджменте. Более того, вы должны быть эффективнее тех людей, которые не применяют методы тайм-менеджмента. В этом мире вы или лучше или хуже — третьего не дано. Надо быть лучше. Лучше себя прежнего и лучше других — тех, кто не хочет развиваться. Нужно стремиться быть таким, как самые лучшие в вашем деле или профессии. У них стоит поучиться тому что они делают и как. Если такой человек есть в вашем окружении, понаблюдайте за ним, постарайтесь понять в чем секрет его эффективности, и делайте как он или лучше него. Постоянно поднимайте свою планку и ваш рост не прекратится никогда. Если человек не хочет открывать новые горизонты, значит ничего интересного его в этой жизни уже не ждет. Пусть ждет следующую жизнь, — глядишь там он сразу родится беззаботной птичкой, красивой рыбкой или кроликом — тоже неплохой вариант.

Как уже было сказано, все начинается с грамотного планирования. Если вы будете действовать без плана, добиться результата будет сложнее, на это уйдет больше времени и сил, так как вы будете двигаться к цели хаотично, а не по кратчайшему пути. Поэтому большинство бизнесменов предпочитают планировать свои дела, чтобы больше успевать.

Как планировать свои дела?

Планирование можно подразделить на: краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное и стратегическое. Краткосрочное — это план на ближайшие несколько дней, среднесточное — от недель до двух-трех месяцев, долгосрочное — от одного до нескольких лет, стратегическое — какие вообще задичи и цели ставятся перед бизнесом в перспективе (результаты по итогам пяти, десяти и более лет).

Сначала разберем краткосрочное планирование. Многим бизнесменам, особенно начинающим, кажется, что две деловые встречи, которые запланированы на завтра он ни за что не забудет. Во-первых, их всего две, а во-вторых, они уже завтра. Но с наступлением нового дня ему звонит еще один человек и просит срочно приехать на встречу, затем еще один и еще.., и вот уже две встречи он попустил, даже не предупредив об этом другую сторону. Так происходит раз за разом и сделки срываются.

Первое правило: Никогда не стоит надеяться на свою память. Необходимо фиксировать (письменно в ежедневнике, электронной записью в мобильном устройстве или иным способом) все свои встречи, мероприятия, планы, идеи, замечания к подчиненным, нерешенные вопросы, любые мометы, связанные с работой.

Второе правило: перед тем, как пообещать кому-то что-то сделать к определенному времени, убедитесь по своим записям, что это возможно, нет ли кого другого, записанного на это самое время. Лучше скорректировать новую встречу на другое время, чем отменять уже запланированную.

Третье правило: не пропускать и не опаздывать на встречи, мероприятия, иные запланированные действия, а если не получается, то обязательно позвонить и предупредить, что вас не будет.

Четвертое правило: во время первой встречи сразу договоритесь и запланируйте следующую и так далее, либо договоритесь созвонится, уточнив день (лучше и час). Если о планировании забыл ваш визави, вы не должны о нем забывать никогда.

Пятое правило: следуйте своему плану, но вносите в него изменения, диктуемые сложившейся ситуацией в течение дня. Например, кто-то перенес встречу на другой день и у вас образовалось свободное время — его нужно потратить с пользой (для этого должны быть запланированы дела на такой случай); или, наоборот, появилась необходимость срочно выехать на неотложную встречу — тогда придется сдвинуть что-то в вашем расписании (перенести или отложить другую встречу, сделать что-то в другое время).

Краткосрочный план дел на один рабочий день — это схематичный сценарий вашей работы на ближайшие восемь часов. Желательно записывать в ежедневник дела заранее, а с утра составить уже окончательный план, имея все данные, что сегодня важнее. Дела следует распределять согласно их важности, то есть важные нужно сделать обязательно, менее важные после, а остальные если останется время или перенести на следующий день. Выполнять дела просто по порядку без учета их важности нерационально и может привести к убыткам, чего допускать нельзя.

По итогам выполнения плана на день следует сделать выводы насколько правильно вы умеете распределять свои дела и рассчитывать свое время. Если вы успели сделать только половину от запланированного, то либо вы плохо планируете, либо просто плохо работаете. Значит, на следующий день работайте быстрее или перестройте график более комфортно под себя. Если вы не будете задумываться почему вы не успеваете, ничего не изменится. Постоянно думайте как ускорить свою работу и работу подчиненных, как повысить эффективность, как улучшить свой бизнес.

Почему Время — это Деньги? Все просто: чем выше производительность труда, тем выше прибыль. Производительность труда — это количество произведенного продукта или оказанных услуг за единицу времени, например, за месяц. Итак, оказали вы услуги (произвели продукции) целой тысяче клиентов или только пятерым, вам придется заплатить одинаковую сумму за аренду помещения, заработную плату, телефон, интернет и прочие расходы (налоги будут отличаться, но это не главный финансовый показатель). То есть расходы не изменятся продали вы на сто тысяч или на сто миллионов. А разница между выручкой и расходами и есть ваша прибыль (в упрощенном варианте, конечно). Так что сами делайте выводы насколько важна производительность труда в бизнесе.

Если вы и ваши сотрудники будут неправильно использовать рабочее время их производительность может быть в несколько раз ниже нормы. Если же применять методы тайм-менеджмента для всех сотрудников без исключения, то производительность (соответственно и прибыль) может возрасти многократно, причем без каких-либо финансовых затрат.

Руководитель должен не только грамотно планировать и распределять свое время, но и контролировать время подчиненных. Если подчиненным дать полную свободу распоряжаться своим рабочим временем, они потратят его на перекуры, разговоры с коллегами, на электронные игры, переписку в Сети, решение своих личных проблем и прочие вещи, не имеющие отношение к работе. Поэтому каждый ваш сотрудник должен не только знать, что он сейчас должен делать, но и к какому сроку он должен эту работу выполнить, а также что с ним будет, если он не успеет. В компании Microsoft работа каждого сотрудника контролируется специальной программой, которая учитывает скорость работы, и если сотрудник слишком медлителен его увольняют.

Лучше иметь двух быстрых сотрудников, чем четверых медленных — объем работы тот же, зарплатный фонд в два разе меньше.

Тайм-менеджмент не сводится к простому ведению ежедневника, — это лишь минимальное требование к организации вашего рабочего времени, — все гораздо сложнее.

Вы должны сократить до минимума любые ненужные паузы в работе или иные события, действия, отвлекающие вас от дел. Исключением является обязательные перерывы в работе для отдыха.

Человек не машина и ему требуется регулярный отдых. Не только после рабочего дня, но и во время его, нужно давать себе время — от одной до десяти минут, чтобы восстановить силы, если вы устали. В школе детям отдых предоставляется после каждого урока, т.е. каждые 45 минут, в ВУЗах каждые 80-90 минут.

Как часто следует отдыхать на работе? Думается, точный ответ дать нельзя. Неправильно будет советовать всем, что надо отдыхать каждые полчаса или час. Все индивидуально: разным людям на работе приходится решать задачи разной степени сложности. И если вчера вы провели двухчасовую деловую встречу и совершенно не устали, потому что человек был приятный (особенно если еще и противоположного пола), то сегодня за полчаса телефонных переговоров вы так вымотались, что у вас даже голова заболела. Поэтому, правильно будет прислушиваться к своему организму и отдыхать тогда и столько, сколько требует ваше тело. Однако, если ваше тело требует отдыха слишком часто, либо займитесь своим здоровьем, либо завязывайте с бизнесом — он вам может слишком дорого стоить.

Стоит еще отдельно упомянуть как лучше использовать время для отдыха в течение рабочего времени. Нежелательно в качестве отдыха использовать просмотр электронной почты, посещение своей странички в соцсети или иное развлечение с помощью электронного устройства. Лучше всего в качестве краткого отдыха на работе подойдут легкие физические упражнения (подвигать руками, ногами и пр.) или просто закрыть глаза и расслабиться. На работе не желательно пить энергетические напитки, принимать иные стимуляторы без рекомендации врача. Губить свое здоровье ради работы не стоит — потом никаких денег не хватит, чтобы его вернуть.

Итак, вернемся к поглотителям рабочего времени — действиям или событиям, отвлекающим вас от работы. Первое, что нас отвлекает, — это мысли. Если вы на работе думаете не о работе — вы никогда ничего не успеете. Поэтому все свои личные проблемы отложите до вечера и сосредоточьтесь на проблемах своего бизнеса.

Далее, можно потерять кучу времени, отвлекаясь на всякие мелочи и малозначащие задачи, так толком ничего и не сделав за целый день. Отсюда важно уметь вычленить два-три наиболее важных вопроса и решить их любой ценой, например, попросить не соединять с вами никого час или два. Связаться со звонившими можно в другое время, а ваше неотложное дело будет благополучно решено.

Старайтесь при планировании дел быть максимально эффективным. Для этого выберете наиболее удобный для вас сценарий начала, середины и окончания рабочего дня. Для большинства людей представляет определенную трудность начать работать, это называется раскачкой. Чтобы ее преодолеть легче, всегда начинайте свой день с наиболее любимых вами дел, или тех, которые требуют минимальной концентрации. Либо, наоборот, постарайтесь сконцентрироваться на чем-то одном и этого дела начните. В общем, решите для себя: что вам больше подходит и каждый день начинайте с удобного для вас занятия. Кому-то удобнее начинать рабочий день с планерки, кто-то с утра пораньше едет на деловую встречу, можно заняться проверкой отчетов или телефонными звонками — вариантов масса.

В середине рабочего дня можете заняться другим стандартным блоком дел, например, работа с подчиненными, контроль качества и прочее.

Перед концом рабочего дня еще один блок, например разбор корреспонденции и подготовка к завтрашнему дню.

То есть ваш день условно разбит на три части: 1. Планерка и работа с отчетами подчиненных; 2. Деловые встречи; 3. Работа с текущими вопросами. Или наоборот: в первой части — деловые встречи, во второй — работа с текучкой, в третьей — разбор полетов.

Главное, при таком планировании, вы не забудете уделить внимание той стороне бизнеса, которая важна каждый день. Кроме того, вы сможете легче отслеживать собственную эффективность и эффективность своих сотрудников.

Как разбираться с проблемными моментами? Что делать, если работа застопорилась?

Чтобы решить сложную задачу, требующую большого количества времени, к которой из-за ее сложности очень не хочется приступать; нужно разбить ее на несколько небольших этапов, которые можно сделать за один-два часа. После каждого такого этапа вы для себя отмечаете успех, делаете перерыв, можете даже переключиться на другое дело. Так, этап за этапом вы осилите самую сложную и трудоемкую задачу. Иногда люди, зная, что на выполнение какой-то задачи может уйти целый день, откладывают задачу в долгий ящик, надеясь, что когда-нибудь у них появится этот «лишний день». Но на практике «лишних дней» не бывает и к отчетному сроку работа оказывается не сделанной. Конечно, это не правильное поведение, лучше каждый день делать понемногу (один этап) от большой работы, чем откладывать ее выполнение неизвестно на когда (если так можно сказать).

Как ни странно, очень много рабочего времени уходит на обдумывание того, что делать дальше, на попытки вспомнить на чем закончился разговор и незаконченное дело вчера (еще хуже на прошлой неделе), часто даже приходится все начинать заново, так как уже невозможно найти проблему, на которой остановились. В итоге потерянным может оказаться не час, а чуть ли не рабочий день.

Чтобы такого не случалось, возьмите за привычку все записывать. Даже если у вас отличная память, мелкие детали рано или поздно сотрутся, но именно они могут иметь ключевую роль в переговорах, в составлении коммерческого предложения, в работе с подчиненными и пр.

В ежедневник следует записывать расписание дел (на сегодня, на завтра, на неделю…), здесь же корректировать расписание, вычеркивая старое время и даты, вписывая новые. Лучше не зачеркивать решенные вопросы или проведенные встречи, а ставить галочку (иной значок), иначе весь ваш ежедневник будет исчерканным и вам будет неудобно искать прошедшее событие (если понадобится) в мешанине исправлений. Если вы ведете ежедневник в электронном виде, можете использовать специальные приложения, позволяющие выделять цветом наиболее важные дела, другим цветом выполненные и т.д. Там же можно ставить звуковые напоминалки.., есть еще много полезных функций, но на их изучение тоже уйдет немало времени.

Помимо ежедневника полезно вести таблицу отчетов по: клиентам, сотрудникам, продажам, поставщикам и тому подобное. Все зависит от специфики вашего бизнеса. Чаще всего ведутся отчеты по работе с клиентами и финансовые отчеты. Эти два вида отчетов должны вести как сотрудники (работающие с клиентами или финансами), так и лично руководитель. Если руководитель не будет проверять отчеты и составлять сводный отчет, сотрудники расслабятся и, в отсутствии четкого плана продаж, действий, количества проводимых мероприятий, они будут делать минимум работы за максимум зарплаты. А каждый разумный предприниматель желает от подчиненных обратного. Поэтому при построении системы отчетности, важно начать с себя: научиться составлять отчеты, проверять себя, регулярно улучшать собственные показатели. Затем требовать того же от подчиненных.

Просто орать каждое утро на планерке: «Где продажи?! Почему все так плохо?!» — не самый эффективный способ поднять эти самые продажи. Руководитель должен исходя из отчетов самостоятельно понять в чем причина падения продаж: в неудовлетворительной работе сотрудников или в реальном спаде в вашем секторе, появлении на рыке демпингующего конкурента, другие причины.

В отчете должна быть отражена максимально полная информация, чтобы не приходилось сажать рядом с собой автора отчета и требовать от него объяснений по каждому пункту. Это убьет так много времени, что потеряется смысл в составлении отчетов. На планерке или в беседе с отдельным подчиненным можно быстро разобрать оставшиеся вопросы и сразу дать рекомендации, как решить ту или иную проблему, как лучше поступить в сложившейся ситуации.

Грамотно составленные отчеты, если они охватывают все основные бизнес процессы вашей фирмы, позволяют быстро оценить ситуацию целиком или, если вы ее и так знаете (зависит от масштаба компании), найти слабые места, заметить любые огрехи в работе сотрудников. Если отчет неполный или составлен с ошибками, нужно его переделать. Не стоит жалеть сотрудников, прощая им безалаберные отчеты, — они и работать так будут — спустя рукава.

Чтобы работать быстрее и успевать больше, нужно чаще подгонять себя, не давать на работе расслабляться. Также следует поступать с подчиненными. Человек всегда может мотивировать себя и других на более интенсивную работу. Люди редко работают на пределе своих возможностей, обычно до этого предела очень далеко. Если сотрудник не стремиться работать лучше, значит он просто ленив. Его не следует убеждать или материально стимулировать, с ним нужно расставаться. Материально стимулировать нужно тех, кто хорошо работает. А те, кто говорит, что работают плохо, потому что им мало платят, попросту лгут. Им нужно оправдать свою лень.

Человек, которому нравится его работа, работает не из-за денег, а потому что ему интересно. Поэтому ради денег человек может сменить работодателя или начать свое дело, но работать лучше за деньги человек не станет. Отсюда вывод: ленивому сотруднику внушать идеи тайм-менеджмента бесполезно, это на его работу не повлияет.

Как ускорить себя? Нужно постоянно искать пути наиболее быстрого и окончательного решения рабочих вопросов. Например, ехать на деловую встречу самой короткой дорогой, а не привычной; ограничить время переговоров и планерок, стараясь не нарушать установленную границу; поручать срочные проекты только тем сотрудникам, которые не срывают сроки; совмещать несколько дел одновременно (если у вас получается); иметь запасной вариант плана, если какое-то мероприятие срывается не по вашей вине; тратить перерывы между запланированными событиями только на отдых, а не на праздношатания по офису или разнос подчиненных. То есть все ваши действия, мероприятия, переговоры, любое общение или отдых должны быть лимитированы по времени, чтобы ваш организм знал, что безграничного на работе ничего не бывает, — и тогда он научится (особенно мозг) все успевать в те сроки, которые вы определите. Чем меньшие сроки вы будете для себя устанавливать, тем быстрее начнет приспосабливаться ваш мозг к новым условиям. Главное поверить, что все возможно и вы научитесь достигать большего за меньшее время.