Как управлять своим рабочим временем?

Иногда наступает такой момент в жизни, когда вертишься как белка в колесе, хватаешься за все дела сразу, делаешь по три-четыре дела вместе, но все равно ничего не успеваешь (ну прямо как во время сессии). Хочется либо убежать от всего этого дурдома, забиться в темный угол и немножко отдохнуть, либо кардинально изменить всю свою жизнь, избавив ее от таких «запарок» раз и навсегда.

Конечно первый вариант самый легкий и наглядный, но «нормальные герои всегда идут в обход», так что и мы рассмотрим второй вариант.

Начнем с того почему возникают в жизни моменты, подобные вышеописанному. Очень часто это происходит из-за того, что мы откладываем решение важной задачи на потом, в угоду каким-то сиюминутным мелким делам. «Вот сейчас я проверю почту и сразу начну писать отчет» или «сейчас быстренько загляну вКонтакт и сразу же начну писать курсач». Знакомо? Ученые называют такое явление прокрастинация – это постоянное откладывание неприятных дел. Обычно это связано с выходом из зоны комфорта в связи с необходимостью принятия каких-либо сложных решений.

Если разобрать подробнее пример с курсовой, то мы видим, что курсовая ставит множество вопросов: «Что писать? » , «Где взять материал? », «Начать с оглавления или отложить его на потом? ». Все они требуют принятия решений и тем самым выталкивают нас из нашей зоны комфорта, чему мы неосознанно упорно сопротивляемся. Так что же предпринять для решения проблемы с промедлением?

Во-первых, необходимо составить подробный список дел на завтра, в, который нужно включить все необходимые и важные дела на текущий момент. Затем нужно большие сложные дела, которые вы откладываете изо дня в день, разбить на как можно большее число маленьких простых подзадач, которые вы сможете достаточно быстро исполнить. К примеру, курсовую можно разбить на такие задачи как «оформление титульного листа», «написание оглавления», «построение детального плана» и т. д. После разбиения на подзадачи необходимо заново сформировать свой список дел, но уже включая в него не задачи, а подзадачи.

Так Глеб Архангельский в одной из своих книг приводит пример об одном предпринимателе, которому надо было написать письмо в налоговую инспекцию в течение месяца.

Он разбил процедуру написания на 50 подзадач, и каждый день выполнял 5 из них, выполнив, таким образом, задание на 20 дней раньше срока. Хорошим помощником в этом деле может стать система GTD, о которой уже много написано в интернете.

Теперь давайте посмотрим, как сократить время потерянное впустую, если вы все-таки попали в цейтнот. Ниже будут приведены несколько хороших правил, которые должны помочь вам повысить вашу производительность практически в любой ситуации.

Определите и максимально полезно используйте время в которое вам работается лучше всего. У каждого есть определенные часы повышенной умственной и физической активности (например, у «жаворонков» по утрам, а у «сов» вечером), которые просто необходимо использовать на все сто. Лучше всего откладывать на это время задачи, требующие максимальных усилий.

Устанавливайте жесткие сроки выполнения задачи. Задача, у которой есть временные рамки, чаще всплывает в сознании и постоянно обдумывается в фоновом режиме. Старайтесь устанавливать ограничения даже на те задачи, которые не требуют решения в какие-то определенные сроки.

Устраните отвлекающие вас факторы. В среднем работник интеллектуального труда отвлекается более чем на два часа в день. Создайте себе, по возможности, наиболее комфортные условия труда, в которых вас ничто не будет отвлекать.

Повесьте записку о том, что вы очень заняты на дверь, игнорируйте все звонки и письма (конечно если вы не ждете чего-то очень важного), выключите IM-клиент (ICQ, QIP и т. п.) и закройте странички вКонтакте и Одноклассники. Очень легко отвлечься на пустяки, но потом очень сложно (а главное это требует времени) вернуться к продуктивной работе.

Исключите всю ненужную работу. Определите список самых важных дел и займитесь этим в первую очередь. Посмотрите, нет ли в вашем плане дел, которые можно вовсе вычеркнуть. Делегируйте второстепенные мелкие дела, попросите кого-нибудь, кому это будет более интересно, или того, кто выполнит это с легкостью быстрее и лучше вас, сделать эти дела. Главное чтобы в таком решении была обоюдная заинтересованность.

Старайтесь работать «на ходу». В пути мы проводим значительную часть нашего времени, которое в эти моменты используется совершенно не продуктивно. По пути на работу можно почитать какую-нибудь важную документацию или разобрать свою электронную почту, чтобы настроиться на рабочий лад. Можно слушать какие-нибудь полезные аудиокниги или совершить несколько телефонных звонков.

Как управлять своим рабочим временем?